会計帳簿や請求書、領収書等の証憑類が増え、保管場所に悩む会社も多いと思われます。電子帳簿保存法により電子ファイルでの保存が認められるようになりましたが、厳格な要件を満たさなければならないこともあり、依然として紙で保存をされている会社が大半です。それでは、これらの帳簿及び書類(注、以下「帳簿等」とします。)の保存は、いつまで必要なのでしょうか。
(注)帳簿の例として、総勘定元帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などが挙げられ、書類の例として、注文書、契約書、領収書、棚卸表、貸借対照表、損益計算書などが挙げられます。
まず、会社法では、帳簿等は決算期末から10年間保存しなければならないとされています。
次に、法人税法では、帳簿等はその事業年度の確定申告書の提出期限から7年間保存しなければならないとされています。ただし、青色申告を提出している場合で、平成20年4月1日以後に終了した事業年度に欠損金がある場合には、帳簿等の保存期間は9年間になります。ちなみに、帳簿等の保存は青色申告の要件の一つであることから、これを満たさなければ青色申告の取消事由に該当する点に注意が必要です。
また、消費税法では、仕入税額控除の適用を受けるための要件として、帳簿等を課税期間の末日の翌日から2か月を経過した日から7年間保存（6,7年目については、帳簿または書類のいずれか一方のみの保存だけでも可能）しなければならないとされています。
なお、過去の判例上、帳簿等の「保存」とは、災害その他やむを得ない事情を除き、税務調査等に当たり適時に「提示」することが可能な状態にあることとされています。
